一邊是預約好的客人，一邊是現場等候的客人。把狀態放在共同流程中，接待才容易掌握。
訂位，是先安排用餐計畫
訂位通常發生在客人到店之前，餐廳需要掌握日期、時段、人數與聯絡資訊。接待人員關心的不只是今天有幾組預約，還包括哪些客人已到店、哪些安排有變更。紀錄方式一致，交接時才不會只靠某個人的記憶。
候位，是管理當下的等候狀態
候位著重現場或即時的等待安排。每組客人的人數、順序與通知狀態都需要清楚呈現。不同桌型與接待情況，可能影響實際帶位順序，因此系統資訊應協助現場判斷，而不能把號碼順序當作唯一依據。
共同管理，才能看見完整接待狀況
當訂位與候位分別記在紙本、電話筆記與訊息裡，忙碌時容易出現重複詢問。可以先把兩種客人的到店、等待、通知與入座狀態整理成共同流程，讓接手的人知道下一步。LINE 通知則能協助傳達需要的消息，實際通知內容與時機應依餐廳流程設定。
選擇系統時，模擬一次尖峰時段
用示範店測試：已有訂位客人即將到店，同時新增現場候位，再變更其中一組的人數。觀察接待人員能否快速找到資料、更新狀態並確認通知結果。比起只看功能清單，這樣更容易發現操作是否符合餐廳的工作節奏，也能及早討論需要調整的地方。確認流程後，再讓不同班別的同事照著操作一次，檢查交接資訊是否足夠，避免工具更換了，溝通方式仍各自不同。